L’informativa della privacy è molto più di un foglio da far firmare al momento del check-in. È la prima dichiarazione di trasparenza che il tuo hotel offre all’ospite. Un documento che spiega perché vengono richiesti determinati dati e come verranno utilizzati.
L’informativa deve far comprendere agli ospiti cosa stanno firmando e consensi stanno autorizzando. Nello specifico illustra:
Le finalità possono essere diverse e ciascuna deve essere dichiarata e autorizzata, come ad esempio:
Il GDPR parla chiaro: ogni consenso dev’essere libero, specifico e dimostrabile. Questo significa che l’ospite deve avere la possibilità di scegliere consapevolmente per ogni finalità non obbligatoria: newsletter, profilazione e promozioni.
E se cambia idea? Deve avere la possibilità di aggiornare il proprio consenso in qualsiasi momento. Per questo è essenziale conservare in modo sicuro ogni autorizzazione ricevuta.
Quello che normalmente chiamiamo “modulo sulla privacy” è in realtà un documento di informativa e consenso, previsto dal GDPR, che:
Quindi, quando fai compilare un documento cartaceo sulla privacy, stai in realtà applicando il GDPR, che è il riferimento principale anche per le normative italiane in materia di protezione dei dati.
L’Italia ha adeguato la propria normativa nazionale al GDPR attraverso il D.lgs. 101/2018, che ha modificato il Codice Privacy (D.lgs. 196/2003). Quando chiedi di firmare un modulo sulla privacy, stai rispettando il GDPR, applicato nel contesto italiano.
La situazione è sempre la solita, gli ospiti arrivano in reception per il consueto check-in e iniziano a firmare i vari fogli. E poi?
Vengono archiviati, con il personale incaricato che deve garantirne la sicurezza.
Per le strutture più grandi è importante anche dotarsi di una figura come il DPO, ossia un responsabile della protezione dei dati, che monitori i dati secondo le linee guida del GDPR e supporti così il titolare o il direttore dell’hotel nella prevenzione di eventuali rischi.
Digitalizzare la raccolta dei consensi significa rendere l’intera procedura più semplice, veloce e sicura. E soprattutto, offrire ai tuoi ospiti un’esperienza moderna e coerente con il livello di servizio che si aspettano.
Sono numerosi i vantaggi introdotti dalla digitalizzazione nel processo di raccolta e conservazione dei dati degli ospiti:
Fa davvero la differenza, soprattutto quando gli ospiti sono tanti. Ecco perché strumenti in grado di gestire, salvare ed archiviare digitalmente tutti i trattamenti della privacy firmati dagli ospiti, sono un vero valore aggiunto. Proprio come il tool Priva-sì!
Priva-sì non è solo un sistema per raccogliere i consensi privacy. È uno strumento pensato per alleggerire il lavoro degli albergatori, migliorare l’esperienza degli ospiti e garantire una gestione dei dati sicura, efficiente e conforme al GDPR.
Come funziona?
In versione stand-alone o come modulo all’interno di Spotty wi-fi, è un tool che, tramite tablet, permette di raccogliere i dati inseriti dagli ospiti in modo digitale e nel rispetto delle normative, salvando automaticamente i consensi in un file pdf, garantendo elevati standard di affidabilità e protezione.
E sì, con questo strumento non c’è più bisogno di moduli cartacei da far firmare agli ospiti, evitando così tutti i rischi del caso durante la conservazione.
Tramite un tablet, il cliente verrà guidato passo per passo dal sistema e in pochi click potrà accettare l’informativa completa, firmare e prestare i propri consensi al trattamento dei dati personali.
Se il modulo Priva-sì è inserito all’interno di Spotty wi-fi, è perfettamente integrato con il PMS della struttura. In questo modo, a partire dai codici di prenotazione, il sistema a inizio giornata invia in automatico l’informativa tramite e-mail o WhatsApp agli ospiti che dovranno effettuare il check-in il giorno stesso, in modo da semplificare e velocizzare il processo di compilazione in struttura.
E se il modulo è in versione standalone, o l’ospite non è inserito nel PMS? Nessun problema, al momento dell’arrivo, si può procedere con la compilazione libera.
Ogni consenso viene raccolto in formato digitale, firmato, trasformato in PDF e archiviato automaticamente.
Nessun foglio da stampare, nessun archivio cartaceo da gestire, garantendo più sicurezza nella gestione dei dati degli ospiti.
Ogni hotel è diverso, così come lo sono le esigenze del DPO. Priva-sì permette all’albergatore di configurare in autonomia e in modo semplice le informative della privacy, i consensi obbligatori e facoltativi e l’ordine di visualizzazione.
La semplicità d’utilizzo, mantenendo il pieno controllo dei dati degli utenti è uno dei gradi plus della piattaforma: con Priva-sì hai sempre a disposizione una panoramica chiara ed immediata degli ospiti che dovranno arrivare in struttura, di chi ha già compilato la privacy e quali invece ancora non hanno completato la procedura.
Dalla dashboard puoi:
Se gestire la privacy in modo corretto è una necessità, Priva-sì permette di farlo in maniera intelligente. Perché non si tratta solo di rispettare la normativa del GDPR, ma di:
Nel settore dell’ospitalità, dove ogni dettaglio fa la differenza, Priva-sì è lo strumento ideale per offrire un’esperienza moderna, mostrando il massimo impegno nella cura dei dati dei tuoi ospiti.
Ti piacerebbe snellire e rendere più sicura la gestione della privacy dei tuoi ospiti? Contattaci per una dimostrazione gratuita!
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